Срок хранения документов бывшевого сотрудника в архиве отдела кадров

 In Статьи

Срок хранения документов бывшевого сотрудника в архиве отдела кадров

Как хранить Личное дело – это конфиденциальная информация о человеке, которая не должна стать доступной посторонним лицам. Поэтому папки хранятся в отдельном месте. Желательно для этого иметь сейф или металлический шкаф с замком. Папка не должна передаваться на руки без соответствующей отметки в специальном журнале для регистрации личных дел. Сам работник может лишь ознакомиться со своим делом в кабинете отдела кадров. На руки папка не выдается. В шкафу или сейфе все личные дела хранятся в алфавитном порядке. Каждое дело может располагаться в своей папке или быть объединено с другими. Например, дела всех сотрудников с фамилией, начинающейся на одну букву, могут быть скомплектованы в одной большой папке или коробке. Только в этом случае требуется на обложке указать основную информацию.

Карьера

Вниманиеattention
В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.
Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений. Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре.
Важноimportant
Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником. Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Номенклатура дел отдела кадров

Передача документов в архив происходит на основании договора или соглашения. Предметом подобного договора (соглашения) является взаимодействие сторон по подготовке дел к передаче на государственное (муниципальное) хранение, в том числе на стадии делопроизводства (к примеру, составление номенклатуры дел), организации хранения, учета и использования архивных документов организации – собственника документов.
В качестве обязательства по подобному договору или соглашению архив принимает на себя на безвозмездной основе:

  1. обеспечение сохранности документов организации;
  2. исполнение запросов граждан о трудовом стаже для перерасчета пенсий по документам, хранящимся в архиве (государственном или муниципальном);
  3. выдачу организации – фондообразователю дел во временное пользование, в том числе и для работы в читальном зале архива.

Рассылка новостей журнала «отдел кадров»

При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п.

Инфоinfo
Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах, как обычно бывает в небольших организациях при отсутствии архивов или во время ремонта. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

Хранение кадровых документов

Текущее (оперативное) хранение также делится на два подвида:

  1. хранение документов в процессе их исполнения;
  2. хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На подпись», «На исполнение» и т. д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел по ГОСТу Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»28. Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку, а номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Архив кадровой документации

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов. Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер.
В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.
Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Перечень необходимых кадровых документов

Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ. Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами.

Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании. Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.

Как формируется личное дело сотрудника

Подробную информацию о том, что должно быть в личном деле сотрудника государственной или муниципальной службы, можно посмотреть в Указе президента. Как оформить личное дело Важная информация заносится в личное дело во время всего периода работы сотрудника. Одинаковым для всех должен быть титульный лист. То, как его оформить, зависит от шаблона, выбранного для конкретного предприятия или ИП. За образец можно взять любую форму, например ГОСТ 17914–72. На титульной странице указываем:

  • порядковый номер личного дела работника;
  • название организации или ИП, где ведется личное дело;
  • Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже (Иванов Иван Иванович);
  • дату рождения;
  • дату принятия на работу и дату увольнения;
  • срок хранения дела.

Все документы складываются в хронологической последовательности, и каждой странице присваивается номер.

Recent Posts

Leave a Comment

Contact Us

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.

Start typing and press Enter to search